Workflow Management

In den meisten Systemen sind Workflows und Prozesse im Programmiercode festgelegt und können somit nicht verändert werden. Axxerion bietet jedoch eine Workflowmodulation, mit der Sie in der Lage sind, interaktive Prozesse selber zu definieren oder Änderungen in einer grafischen Umgebung vorzunehmen. Die zugrunde liegende Methode basiert auf Petri-Netzen. Dabei wird eine Berechnungsformel oder eine wissenschaftlich beschriebene Spezifikation eines Prozesses über einen Zustand, eine Aufgabe oder einen (Prozess-) Übergang eingegeben.

• Workflow Muster: In Axxerion können sowohl einfache als auch komplexe Workflows modelliert werden. Axxerion unterstützt Workflow-Muster, wie sie von der Technischen Universität Eindhoven in einer wissenschaftlichen Untersuchung („Whitepaper Workflow“; dieses Dokument steht unten auf der Seite als Download bereit) spezifiziert wurden. Hierdurch steht eine solide Basis für das Modellieren einer breiten Palette an Workflows zur Verfügung.
   
• Grafischer Entwurf: Workflows können in einer grafischen Umgebung des Web-Browsers entworfen werden. Hierbei werden die Elemente des Workflows wie etwa Aufgaben, Zustände und Verbindungen mittels „Drag and Drop“ interaktiv platziert.
   
• Grafisches Feedback: Während der Ausführung eines Workflows kann grafisch dargestellt werden, in welchem Status sich der Workflow aktuell befindet. Hierdurch kann der Benutzer auf einen Blick erkennen, welche Arbeitsschritte bereits ausgeführt wurden und welche Aufgaben noch erledigt werden müssen.
   
• Integrierte Sicherheit: Die Workflow-Funktionalitäten sind vollständig in das Sicherheitsmodell von Axxerion integriert. Somit ist es möglich, je nach Zustand im Workflow anzugeben, welche Felder sichtbar oder änderbar und welche Funktionen/Schaltflächen sichtbar sein sollen.
   
• Prioritäten: Die Reaktions- und Durchlaufzeit eines Workflows sowie das Bearbeitungsdatum von Aufgaben können anhand der Priorität des zugrundeliegenden Objekts gesteuert werden. Somit können beispielsweise Bedingungen in „Service Level Agreements“ modifiziert oder überprüft werden.
   
• Reporting: Aus dem Workflow heraus können E-Mails versendet werden, beispielsweise wenn eine Aufgabe ausgeführt und abgeschlossen wurde oder wenn der Workflow über einen längeren Zeitraum in einem bestimmten Status verbleibt. Diese E-Mails sind in HTML parametrier- und formatierbar.
   
• Subworkflows: Workflows können Bestandteil von weiteren Workflows sein. Existiert beispielsweise bereits ein Workflow für die Genehmigung eines Ankaufs, kann dieser auch für die Genehmigung eines neuen Rechners innerhalb des Prozesses der Arbeitsaufnahme eines neuen Beschäftigten aufgerufen werden.
   
• Analyse: Axxerion verfügt über eine integrierte Workflow-Analyse. Je Workflow und Aufgabe werden Daten wie etwa Reaktions- und Bearbeitungszeiträume nachgehalten. Nach Beendigung der Aufgaben ermöglichen somit Reports und Grafiken eine Kontrolle des Leistungserfüllungsgrads und eine Analyse der Prozesse.
   
• Versionen: Der Workflow-Prozess kann sich im Laufe der Zeit verändern. Hierzu unterstützt Axxerion verschiedene Workflow Versionen. Ältere Workflows können somit mit der ursprünglichen Version weiter im System verbleiben, für neuere Workflows nutzen Sie die aktuelle Version.
   
• Rollen: Bei der Definition eines Workflows für einen Antrag werden Aufgaben an eine Benutzergruppe, z.B. Facility Manager oder Einkaufsleiter zugewiesen. Die Personen, welche einer Gruppe zugewiesen sind, erhalten automatisch eine Aufgabe. Hierdurch kann der Workflow unverändert bleiben, wenn bestimmte Personen Ihre Funktion ändern oder das Unternehmen verlassen.
   
• Eskalation: Auf Zeit basierende „Trigger“ können an eine Phase im Workflow gekoppelt werden. Wenn ein bestimmter Status zeitlich überfällig ist, kann eine automatische Erinnerung (per E-Mail) verschickt werden oder es können weitere Eskalationsstufen beginnen.
   
• Entscheidungsvorgaben: Es lassen sich einfache oder komplexe Entscheidungsvorgaben definieren, um eine Festlegung wie der Workflow an einer bestimmten Position weiter verlaufen soll, zu tätigen. Beispielsweise wenn ein Beschaffungspreis höher liegt als ein im System festgesetzter Wert und die zuständige Person hierzu eine gesonderte Autorisierung einholen muss/soll.

Anlage	Umfang	Type
Whitepaper Workflow (Informationen in Englisch)	249 KB