Kundenbeispiel ’t Lange Land Krankenhaus

Das ’t Lange Land Krankenhaus befindet sich in Zoetermeer. Mit rund 120.000 Einwohnern ist Zoetermeer die drittgrößte Stadt in Zuid-Holland. Das ’t Lange Land Krankenhaus ist das einzige Krankenhaus in der Stadt und der direkten Umgebung von Zoetermeer wobei noch eine Zunahme der Bevölkerung in der Region für die kommenden Jahre von ca. 30 % prognostiziert wird. Daher findet zurzeit ein Neubauprojekt statt welches bis 2015 abgeschlossen wird und schlussendlich eine Verdopplung der heutigen Fläche der Klinik beinhaltet. Das Krankenhaus verfügt aktuell über umfassende Funktions- und Belegabteilungen, eine Poliklinik und mehr als 640 Mitarbeiter sowie 243 Betten.

Auswahlprozess CAFM

Im ’t Lange Land Krankenhaus hat das Facilitair Servicebüro (FSB) eine Fülle an FM-Aufgaben übernommen. Hierzu zählen unter anderem die Registrierung aller Meldungen, Störungen und sonstiger Anfragen, das technische Gebäudemanagement und die Betreuung der Medizintechnik. Zur Unterstützung dieser vielfältigen Aufgabenmischung nutzt die Klinik ein CAFM-System. Nachfolgend die wichtigsten Gründe für eine Entscheidung zugunsten von Axxerion:

• Axxerion bietet eine Unterstützung bei der umfassenden Aufgabenbearbeitung durch flexibel anpassbare Workflows
• Axxerion ist vollständig internetbasiert und bietet gleichzeitig Sicherheit und Flexibilität hinsichtlich der geplanten Vergrößerung der Klinik und der damit anstehenden Aufgabenerweiterungen
• Durch die leichte Bedienbarkeit von Axxerion finden Mitarbeiter schnell Zugang zum System und die Nutzungsakzeptanz wurde vergrößert
• Über das Internet lassen sich auch externe Dienstleister schnell, flexibel und kostengünstig an das System anbinden

Beschreibung Anwendung Axxerion

Die wichtigsten Prozesse sind die Meldungsbearbeitung für den technischen Dienst, den medizininstrumentellen Dienst (MID), die IT Abteilung und die Applikationsverwaltung.
Weiterhin werden alle Anfragen für Cateringbestellungen und Reservierungen von Besprechungsräumen, Besprechungsraumtechnik, etc. in Axxerion bearbeitet.

Die Leistungen für den MID und das Catering sind an externe Dienstleister vergeben worden. Die Dienstleister sind dabei an das System angebunden und erhalten diesbezügliche Aufgaben aus Axxerion heraus zugewiesen.

Störungsmeldungen werden durch Mitarbeiter selbst im System angelegt. Alternativ können Störungen auch telefonisch beim FSB gemeldet werden. Diesbezügliche Meldungen werden anhand eines fest definierten Ablaufs mit entsprechenden Zeitvorgaben abgearbeitet. Anhand übersichtlicher Berichte lässt sich eine korrekte Abarbeitung innerhalb der vorgegebenen Planzeiten kontrollieren und etwaige Abweichungen dokumentieren.

Der MID nutzt Axxerion für die Registrierung und Verwaltung der Medizintechnik. Über festgelegte Prozesse und ein Wartungsschema werden die erforderlichen Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen eingeplant und ausgeführt. Axxerion generiert automatisch entsprechende Arbeitsaufträge, welche über einen Workflow an die durchführenden Mitarbeiter zugewiesen werden. Alle Kosten und Tätigkeiten, die mit dem Betrieb und der Instandhaltung der Medizintechnik verbunden sind werden dokumentiert und stehen sowohl über kaufmännische als auch für qualitätssichernde Berichte detailliert zur Verfügung.

Das ’t Lange Land Krankkenhaus hat durch Axxerion ein umfassendes Lenkungsinstrument zur Hand mit dessen Hilfe sich Durchlaufzeiten von technischen Meldungen messen lassen, das vertragsgemäße Erbringen der Leistungen des MID überprüfen lässt und weitere wichtige Managementinformation erstellt wird. Über Reports, digitale Übersichten und Echtzeitinformationen lassen sich jederzeit ausführliche Informationen in der gewünschten Detailtiefe erzeugen und stehen hilfreich für alle Entscheidungen im Gebäude- und Facility Management der Klinik zur Verfügung.

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