Kundenbeispiel Wasserwirtschaftsverband „Waterschap Rivierenland“

Waterschap Rivierenland (WSRL) ist verantwortlich für den Wasserhaushalt einschließlich der Wasserversorgung und Wasseraufbereitung im „Rivierengebiet“ im niederländischen Gelderland. Mehr als 700 Mitarbeiter kümmern sich um die Sicherstellung der Trinkwasseraufbereitung und -versorgung. Weitere Aufgaben im Wassermanagement sind die Sicherstellung des Abflusses, der Hochwasser- und Deichschutz, der Unterhalt der Zu- und Abfahrten der Wasserschutzbauten sowie die Schädlingsbekämpfung im Einzugsbereich der Wasserentnahme.

Auswahlprozess CAFM

Beim Wasserwirtschaftsverband WSRL besteht schon seit langer Zeit eine eigenständige Facility Management Abteilung. Die Unterabteilungen „Automatisierung“, „Post- und Archiv“ sowie „Verwaltung Facilities“ sind dabei mit einer Fülle an unterschiedlichsten Aufgaben versehen. Zu diesen gehören hauptsächlich die Bearbeitung sämtlicher Anfragen, Störungsmeldungen, Beschwerden und Wünsche anhand von fest vorgegebenen Prozessen. Zur Bearbeitung der Statusmeldungen und der Aufgabenbearbeitung wird auch eine Software zur Unterstützung eingesetzt. In der Software sind dabei alle Daten der entsprechenden Mitarbeiter, Lieferanten und Dienstleister festgelegt. Die Facility Management Abteilung kümmert sich darüber hinaus noch um die Konferenz – und Besprechungsraumplanung. Für die umfangreichen und teilweise komplexen Prozesse der hier angeführten Aufgabenstellungen wurde ein Ersatz einer bestehenden und mittlerweile veralteten CAFM-Software notwendig.

Als öffentlich-rechtliche Institution ist WSRL verpflichtet, entsprechend des europäischen Vergaberechts auszuschreiben. Im Rahmen einer nationalen Ausschreibung der Erneuerung der CAFM Software ging der Zuschlag an Axxerion.

Die entscheidenden Gründe für eine Wahl zugunsten von Axxerion waren dabei:

• Erweiterte Workflow-Unterstützung und der damit verbundenen Möglichkeit, Prozesse flexibel zu unterstützen und anzupassen
• Die Software ist vollständig internetbasierend, wodurch ein technisches Implementierungsprojekt vermieden werden
• Die Möglichkeit, Störungsmeldungen auch über das vorhandene Intranet zu verarbeiten und der damit einhergehenden Vereinfachung für die Benutzer sich nur in ein System einzuwählen (single sign on)
• Hohe Nutzerfreundlichkeit durch einfachen Bildschirmaufbau und eine übersichtliche Anzahl an Bedienelementen
• Axxerion war das kostengünstige CAFM der Ausschreibung

Beschreibung Anwendung Axxerion

Mittlerweile wird Axxerion neben den oben bereits angeführten Aufgabenbearbeitungen in der Facility Management Abteilung auch für das Vertragsmanagement und für die Ausschreibungen entsprechend des europäischen Vergaberechts(!) eingesetzt. Die Auswahl, welches Vergabeverfahren zu wählen ist wird dabei durch Axxerion anhand vorab festgelegter Kriterien getroffen. Sämtliche Entschlüsse einschließlich der zugehörigen Dokumentation und Begründung werden innerhalb der jeweiligen Ausschreibung in Axxerion dokumentiert und sind für die weitere Entwicklung in einen Workflow eingebunden worden. In der Zukunft wird der verantwortliche Projektmanager anhand des Workflows eine automatische Entscheidung für das entsprechend zu wählende Vergabeverfahren treffen können. Somit wird auch eine erhebliche Verbesserung bezüglich einer rechtlichen Absicherung in der Auswahl der korrekten Ausschreibungsform gewährleistet werden können.

Zurück...